Skip to main content
Focus Blocks

Focus Blocks: de bouwstenen van een gezonde en duurzame onderneming

Krijg meer werk gedaan, een gevoel dat je meer tijd hebt, met minder gevoelens van stress.

Het lijkt een droomscenario. Kenniswerkers die meer werk gedaan krijgen en ondertussen ook tijd vrijmaken. Toch is het niet onhaalbaar, zoveel is zeker. Het is gemakkelijk om daar van bij de start fatalistisch mee om te gaan. Het is de weerstand om er iets aan te doen ("het zal toch niet helpen") die ervoor zorgt dat we niet productiever worden en in een georganiseerde chaos blijven werken. Om dan kostbare tijd, soms jaren, te verliezen voordat we er effectief iets mee doen. En ondertussen stapelen de stress, de angst, het zorgen maken, onzekerheid,... zich op. Mag ik even uw aandacht?

Druk, druk, druk

Druk. Een woord dat standaard tot drie keer herhaald wordt omdat één keer niet meer volstaat om het gewicht ervan aan te duiden. De uitspraak is een collectieve gewoonte geworden, het is goed om het druk te hebben. In onze (subjectieve) beleving is het altijd bijzonder druk en mogen we bijna blij zijn als we er een middagpauze tussen gewrongen krijgen. Het mag bovendien een mirakel genoemd worden als we per ongeluk op tijd thuis geraken. 

Terwijl onderzoek heel duidelijk laat zien dat we ongeveer 60-65% van onze tijd op het werk helemaal niet aan werk besteden. We checken onze social media, we maken koffie, we slaan een praatje, we doen veel te lange meetings en raken verstrikt in een mailbox vol schijnbaar dringende dingen. Er blijft dus nog maar 2 à 3 uur over voor 'echt werk', taken en verantwoordelijkheden waar we echt een noodzakelijke bijdrage in moeten leveren. Ik ga hier dieper op in tijdens de opleiding.

We praten over onze drukke job en voelen dat mentaal ook zo aan, maar we krijgen ondertussen minder gedaan. Dit zet de deur wagenwijd open voor stress, slapeloosheid, angst, piekergedachten en zelfs burn-out en depressie. 

In de opleiding is er ook ruimte om even stil te staan bij het idee van de visibiliteit. Kenniswerkers die zichtbaar dingen aan het doen zijn, worden dan gezien als productiever dan kenniswerkers die minder zichtbaar werk doen. Maar da klopt dus niet zomaar altijd.

De multitask-mythe

In de bedrijven waar ik kom wordt hier vaak neerbuigend over gedaan, als je niet kan multitasken dan ben je tegelijk een minder goede werknemer. Je hebt niet het juiste '(plaats hier bedrijfsnaam)-DNA', wordt er dan gesteld. Multitasken wordt cultureel gezien als een kwaliteit, iets dat je zou moeten bezitten om er bij te horen en waar tijdens sollicitatiegesprekken en -testen uitvoerig naar gepolst wordt. Alleen bestaat multitasken helemaal niet. Ons brein kan geen verschillende taken tegelijkertijd aan. Je kan hoogstens heel goed worden in het snel afwisselen tussen taken maar dat is enkel contraproductief, we vragen van ons brein een inspanning waar het niet voor gemaakt is en daar betalen we dus een prijs voor.

Wie van taak A naar taak B wisselt, moet rekening houden met een neurologisch proces dat in verschillende stappen verloopt. Je moet rekening houden met Goal Shifting ("ik stop hiermee en ga nu dat doen") en Rule Activation ("ik zet de regels van de vorige taak aan de kant en ik activeer de regels voor de volgende taak"). En dan is is er ook nog altijd de aandachtsrestant. Dat is het deel van je aandacht dat niet onmiddellijk meeverhuist naar taak B maar denkt nog nodig te zijn bij taak A. Heel interessant is dat je dit restant zelf kan observeren als je pas aan een taak begonnen bent. Het is pas na 10-20 minuten dat je in een bepaalde flow terecht komt en meer gefocust kan werken. Beeld je in wat een constante stroom aan meldingen, e-mails, telefoontjes en sms’en aanrichten op dit vlak.

Overmatig switchen tussen taken zorgt ervoor dat je opbrandt, ons brein geraakt oververhit en dat heeft dus negatieve gevolgen. Het kan zelfs een invloed hebben op de gezondheid van je hersenen.

Tijdsblokken reserveren

Het is te gemakkelijk om alleen te kijken naar wat het moeilijk maakt om een nieuwe gewoonte te installeren. Elk nadeel kan genoeg zijn om niet te veranderen. De uitnodiging is om dat net wel te doen en niet enkel in je hoofd maar zo zichtbaar en prominent mogelijk. Ik laat zien hoe enkele kleine ingrepen die niet veel inspanning vragen zorgen voor meer transparantie en duidelijkheid voor iedereen.

Door visueel tijdsblokken te reserveren maak je het voor jezelf (en zelfs voor je team) heel duidelijk en transparant waarmee je nu bezig bent. Tijdsblokken kunnen bovendien dynamisch zijn en zelfs aangepast worden in de loop van de dag. Het gaat over het engagement, de gezonde en productieve structuur als tegenbeweging op de ongecontroleerde chaos. Dit is slechts één (maar wel een heel goede) van de strategieën die ik deel in de opleiding.

Teamfocus

Een stapje verder is om niet alleen je eigen stijl aan te passen maar hier een teamaangelegenheid van te maken. Uiteraard verhoogt hierdoor de sociale controle en een cultuur gericht op gefocust werken zorgt ook voor begrip, vertrouwen en je denkt minstens twee keer na voordat je een collega uit een Focus Block dwingt. De slaagkansen van jouw productiviteit gaan aanzienlijk omhoog, ook de hele onderneming gaat betere cijfers kunnen voorleggen.

Onderlinge communicatie is hierin ook belangrijk. Hoofdzaken en bijzaken worden veel beter geanalyseerd. Er verdwijnt ook heel veel ruis, bijvoorbeeld in e-mailverkeer als je als team efficiënt leert e-mailen. De sociale conventie is dat een e-mail een dringende interventie vereist en dat een antwoord bovendien verplicht is. We gebruiken het ook meer als chattool, altijd aan en in verbinding. In een bedrijfscultuur waar aandachtig werken als belangrijk gezien wordt, weet iedereen dat dit vernietigend is voor onze productiviteit.